Checklist RFQ per fornitori alimentari vietnamiti, per categoria di prodotto
Una buona RFQ permette a due fornitori di quotare lo stesso prodotto. Indicate prodotto e specifica, volume iniziale e annuo, confezione, destinazione e Incoterm, documenti, lancio e approvazione dei campioni. Chiedete a ogni fornitore di evidenziare tutte le deviazioni dal capitolato.
Perché la RFQ determina il confronto dei prezzi?
Le offerte sono confrontabili solo se rispondono alla stessa richiesta. Se un fornitore quota una diversa ricetta, umidità, dimensione di taglio, confezione o Incoterm, il prezzo inferiore può semplicemente indicare un altro prodotto. Una RFQ completa elimina gran parte delle differenze prima del calcolo del prezzo.
Chiedete a ogni fornitore due cose:
- Evidenziare ogni deviazione dal capitolato, voce per voce.
- Classificare ogni valore come garantito, cioè limite contrattuale; tipico, risultato abituale della produzione; o indicativo, stima da confermare.
Un valore non confermato è un punto aperto, non un’inclusione implicita.
Cosa deve contenere ogni RFQ alimentare?
Ogni RFQ alimentare richiede le stesse dodici sezioni, indipendentemente dal prodotto.
| Sezione | Cosa indicare |
|---|---|
| Prodotto | Prodotto, variante e uso: vendita al dettaglio, ristorazione o ingrediente |
| Specifica | Valori obiettivo e tolleranze dei parametri rilevanti, oltre ai limiti richiesti dal mercato |
| Volume | Primo ordine, previsione annua e frequenza degli ordini |
| Confezione | Dettaglio, ristorazione o sfuso; materiale; peso netto; unità per cartone; schema di pallettizzazione |
| Etichette e grafica | Proprietario della grafica, lingue, dati dell’importatore o distributore e dichiarazioni previste |
| Destinazione | Paese, porto o magazzino e Incoterm richiesto |
| Documenti | Certificati, parametri COA, documenti d’origine e certificati specifici per la destinazione |
| Campioni | Campioni necessari e registrazione dell’approvazione |
| Tempi | Data prevista di lancio o consegna e scadenza vincolante del primo ordine |
| Condizioni commerciali | Pagamenti, validità del prezzo e valuta |
| Ruoli normativi | Importatore ai fini doganali, importatore FSVP per gli USA e responsabile dell’etichetta |
| Ispezione | Controllo prima della spedizione, analisi di terzi e campionamento all’arrivo |
Cosa aggiunge ogni categoria di prodotto?
La RFQ di base resta uguale; ogni categoria aggiunge le proprie voci tecniche.
| Categoria | Da aggiungere alla RFQ | Guida |
|---|---|---|
| Frutta essiccata morbida | Varietà e taglio; massimo zucchero aggiunto e base di calcolo; umidità e attività dell’acqua; politica su solfiti e conservanti; riferimento di colore e consistenza | Opzioni di zucchero, solfiti, umidità e conservabilità |
| Frutta congelata IQF | Varietà, maturazione e Brix; dimensioni e tolleranze; stato degli additivi; limiti microbiologici e di difettosità; temperature di conservazione e trasporto | Specifica mango IQF, catena del freddo |
| Concentrato di succo | Brix obiettivo e tolleranza; acidità; polpa e semi; formato di confezionamento per prodotto asettico o congelato; temperatura e conservabilità dichiarata | Brix e acidità, concentrato asettico |
| Caffè | Specie, origine e grado; calibro e umidità del verde; tostatura e macinatura del tostato; valvola e barriera dei sacchetti al dettaglio; riferimento in tazza | Caffè verde, tostatura a marchio privato |
| Aloe vera e altre bevande | Percentuale di polpa di aloe e dimensione dei cubetti; Brix e dolcezza; gusto e colore; formato bottiglia o lattina e chiusura; mercato dell’etichetta e dichiarazioni | Sviluppo di bevande all’aloe vera |
Quali domande porre a un nuovo fornitore?
Raggruppate le domande per capire se sa riprodurre il prodotto approvato, oltre a venderlo una volta.
Produzione e campo di applicazione
- Quale stabilimento produce il mio prodotto ed è quello indicato nei certificati?
- Quali certificati coprono stabilimento e prodotto e quando scadono?
- Per gli USA: la registrazione FDA del produttore è attuale?
Specifica e qualità
- Esiste una specifica scritta con data di revisione e quali valori sono garantiti?
- Quali parametri riporta ogni COA di lotto e con quali metodi? Quale laboratorio li analizza?
- Come è definito un lotto e può essere tracciato fino alla materia prima?
- Si conservano controcampioni e per quanto tempo?
Capacità e tempi
- Quanto passa dall’approvazione del campione alla spedizione e come incide la stagione?
- Lo stabilimento può coprire il volume annuo, oltre al primo ordine?
Condizioni commerciali
- Quali minimi valgono per lo sfuso, la confezione standard e il marchio privato con stampa completa?
- Come sono gestiti e addebitati i campioni?
- Quali sono i termini di pagamento e la validità del prezzo?
Reclami e correzioni
- Come viene indagato un reclamo e quali prove servono?
- Qual è il termine per reclamare e come vengono comunicate le azioni correttive?
Documenti e logistica
- Quali documenti accompagnano ogni spedizione e chi li emette?
- Quali Incoterms quotate e da quale porto?
- Come organizzate container frigoriferi o a secco per il prodotto?
Come confrontare le offerte?
Affiancatele in una tabella con le stesse colonne: specifica e deviazioni, confezione, ordine minimo, stato dei campioni, tempi, Incoterm e luogo convenuto, documenti inclusi, pagamenti e prezzo. Il prezzo al chilogrammo ha senso solo in questo contesto, una volta risolte le deviazioni.
Inviateci la vostra RFQ
Usate il nostro modulo di richiesta e includete le informazioni disponibili; i punti aperti possono essere chiariti nella prima risposta. Confermiamo percorso produttivo, fattibilità, documenti e base di quotazione per ogni richiesta. Per il fascicolo consultate i documenti d’esportazione per prodotto; per campioni e verifiche, campioni, audit e COA.
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Inviate la vostra specifica
Indicate prodotto, specifica desiderata, formato della confezione, volume e mercato di destinazione. Confermiamo il percorso produttivo, i documenti e la base del preventivo.