RFQ alimentaire au Vietnam

Demande de prix alimentaire au Vietnam : liste RFQ par catégorie de produit

Une bonne RFQ permet à deux fournisseurs de chiffrer le même produit. Précisez produit et spécification cible, premier volume et volume annuel, emballage, destination et Incoterm, documents, lancement et validation des échantillons. Demandez à chacun de signaler tout écart par rapport au cahier des charges.

Pourquoi la RFQ détermine-t-elle la comparaison des prix ?

Les offres ne sont comparables que si elles répondent à la même demande. Si un fournisseur propose une autre recette, humidité, taille de coupe, présentation ou un autre Incoterm, le prix inférieur peut simplement correspondre à un produit différent. Une RFQ complète élimine la plupart de ces écarts avant le chiffrage.

Demandez à chaque fournisseur deux choses :

Signaler chaque écart par rapport au cahier des charges, ligne par ligne.
Qualifier chaque valeur : garantie, donc limite contractuelle ; typique, donc valeur habituellement obtenue en production ; ou indicative, donc estimation à confirmer.

Une valeur non confirmée reste un point ouvert, pas une inclusion implicite.

Que doit contenir toute RFQ alimentaire ?

Toute RFQ alimentaire doit comporter les mêmes douze rubriques, quel que soit le produit.

Rubrique	Informations à fournir
Produit	Produit, variante et usage : détail, restauration ou ingrédient
Spécification	Valeurs cibles et tolérances des paramètres importants, plus limites exigées par votre marché
Volume	Première commande, prévision annuelle et rythme des commandes
Emballage	Détail, restauration ou vrac ; matériau ; poids net ; unités par carton ; plan de palettisation
Étiquettes et fichiers graphiques	Propriétaire des fichiers, langues, coordonnées de l’importateur ou distributeur et allégations prévues
Destination	Pays, port ou entrepôt et Incoterm demandé
Documents	Certificats, paramètres COA, preuves d’origine et certificats propres à la destination
Échantillons	Échantillons nécessaires et mode d’enregistrement de la validation
Calendrier	Date de lancement ou livraison souhaitée et échéance impérative de la première commande
Conditions commerciales	Paiement, validité du prix et devise
Rôles réglementaires	Importateur officiel, importateur FSVP pour les États-Unis et responsable de l’étiquette
Inspection	Inspection avant expédition, analyses tierces et échantillonnage à l’arrivée

Qu’ajoute chaque catégorie de produit ?

Le socle de la RFQ reste le même ; chaque catégorie ajoute ses lignes techniques.

Catégorie	À ajouter à la RFQ	Guide
Fruits séchés moelleux	Variété et coupe ; maximum de sucre ajouté et base de calcul ; humidité et activité de l’eau ; politique sulfites et conservateurs ; référence couleur et texture	Options de sucre, sulfites, humidité et conservation
Fruits surgelés IQF	Variété, maturité et Brix ; dimensions et tolérances ; statut des additifs ; limites microbiologiques et de défauts ; températures de stockage et transport	Spécification mangue IQF, chaîne du froid
Concentré de jus	Brix cible et tolérance ; acidité ; teneur en pulpe et graines ; conditionnement aseptique ou surgelé ; température et durée de conservation déclarée	Brix et acidité, concentré aseptique
Café	Espèce, origine et grade ; calibre et humidité du café vert ; torréfaction et mouture du café torréfié ; valve et barrière des sachets de détail ; référence en tasse	Café vert, torréfaction sous marque propre
Aloe vera et autres boissons	Pourcentage de pulpe d’aloe et taille des cubes ; Brix et douceur ; arôme et couleur ; volume de bouteille ou boîte et fermeture ; marché d’étiquetage et allégations	Développement de boissons à l’aloe vera

Quelles questions poser à un nouveau fournisseur ?

Regroupez les questions pour déterminer si le fournisseur sait reproduire le produit validé, et pas seulement le vendre une fois.

Production et périmètre

Quel établissement fabrique mon produit, et est-il nommé sur les certificats ?
Quels certificats couvrent cet établissement et ce produit, et quand expirent-ils ?
Pour les États-Unis : l’enregistrement FDA du producteur est-il à jour ?

Spécification et qualité

Existe-t-il une spécification écrite avec date de révision, et quelles valeurs sont garanties ?
Quels paramètres figurent sur chaque COA de lot, avec quelles méthodes ? Quel laboratoire les analyse ?
Comment définit-on un lot, et peut-on le retracer jusqu’à ses matières premières ?
Des échantillons témoins sont-ils conservés, et combien de temps ?

Capacité et délais

Quel délai sépare la validation des échantillons de l’expédition, et quel effet a la saison ?
L’établissement peut-il couvrir le volume annuel, pas seulement la première commande ?

Conditions commerciales

Quels minimums s’appliquent au vrac, aux emballages standard et à la marque propre entièrement imprimée ?
Comment les échantillons sont-ils gérés et facturés ?
Quelles sont les conditions de paiement et la durée de validité du prix ?

Réclamations et corrections

Comment une réclamation est-elle examinée, et quelles preuves faut-il ?
Quel est le délai de réclamation et comment les mesures correctives sont-elles communiquées ?

Documents et logistique

Quels documents accompagnent chaque expédition, et qui les délivre ?
Quels Incoterms proposez-vous, et depuis quel port ?
Comment organisez-vous les conteneurs frigorifiques ou secs pour ce produit ?

Comment comparer les offres ?

Mettez-les côte à côte dans un tableau utilisant les mêmes colonnes : spécification et écarts, emballage, minimum de commande, statut des échantillons, délai, Incoterm et lieu désigné, documents inclus, paiement et prix. Le prix au kilogramme n’a de sens que dans ce contexte, après résolution des écarts.

Envoyez-nous votre RFQ

Utilisez notre formulaire de demande avec les éléments déjà disponibles ; les points ouverts pourront être réglés dès la première réponse. Nous confirmons pour chaque demande le parcours de production, la faisabilité, les documents et la base de chiffrage. Voir les documents d’exportation par produit pour le dossier, et les échantillons, audits et COA pour les vérifications fournisseur.