Chứng từ xuất khẩu thực phẩm Việt Nam theo từng loại sản phẩm

Những chứng từ nào tạo thành bộ hồ sơ cơ bản của lô hàng?

Lô thực phẩm vận chuyển đường biển thông thường từ Việt Nam có hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn hoặc giấy gửi hàng đường biển, cùng chứng nhận xuất xứ và COA khi được thỏa thuận hoặc yêu cầu; thêm chứng nhận bảo hiểm khi người bán mua bảo hiểm.

Xuất xứ ưu đãi cho EU. Hiệp định thương mại EU–Việt Nam có hiệu lực từ ngày 1 tháng tám năm 2020 và từng bước xóa bỏ gần như toàn bộ thuế quan giữa hai bên. Để hưởng thuế suất ưu đãi, hàng hóa phải đáp ứng quy tắc xuất xứ của hiệp định và có chứng từ xuất xứ hợp lệ, chẳng hạn chứng nhận xuất xứ mẫu EUR.1 khi hàng đủ điều kiện. Các thị trường khác có hiệp định và mẫu riêng; hãy cho chúng tôi biết điểm đến để chuẩn bị đúng mẫu.

Chứng từ nào phụ thuộc vào sản phẩm và thị trường nhập khẩu?

Chứng nhận kiểm dịch thực vật, y tế, bao bì gỗ, tôn giáo và hữu cơ chỉ cần cho một số sản phẩm và thị trường.

• Chứng nhận kiểm dịch thực vật. Do cơ quan bảo vệ thực vật Việt Nam cấp khi quy định kiểm dịch thực vật của thị trường nhập khẩu yêu cầu. Yêu cầu thay đổi theo sản phẩm và mức độ chế biến: thường áp dụng cho sản phẩm thực vật thô hoặc chế biến tối thiểu, trong khi thực phẩm chế biến sâu thường không cần.
• Chứng nhận y tế hoặc chứng nhận lưu hành tự do. Do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp khi nước nhập khẩu yêu cầu.
• Bao bì gỗ. Pallet và thùng bằng gỗ nguyên khối thuộc phạm vi ISPM 15 phải được xử lý và đánh dấu theo tiêu chuẩn; bao bì bằng gỗ đã qua gia công như ván ép được miễn. Chứng nhận hun trùng riêng chỉ cần khi thị trường nhập khẩu hoặc loại hàng yêu cầu.
• Chứng nhận halal hoặc kosher. Chỉ có giá trị khi cơ sở sản xuất và sản phẩm cụ thể thuộc phạm vi chứng nhận còn hiệu lực. Tuyên bố ở cấp công ty không chứng minh cho mọi sản phẩm. Chúng tôi đối chiếu từng chứng nhận được yêu cầu với cơ sở và sản phẩm trước khi báo giá.
• Chứng nhận hữu cơ hoặc bền vững. Chỉ áp dụng khi lô hàng được chứng nhận; phạm vi chứng nhận và các chứng từ giao dịch mà chương trình yêu cầu phải khớp với lô hàng.

Từng loại sản phẩm thường cần gì?

Bộ chứng từ cơ bản giống nhau cho mọi sản phẩm; chỉ tiêu COA và chứng nhận bổ sung thay đổi theo loại sản phẩm.

Để hiểu các quy định liên quan, xem hướng dẫn về cà phê nhân, nước ép cô đặc vô trùng, đồ uống nha đam và chuỗi lạnh IQF.

Phía nhập khẩu thực hiện những gì?

Liên minh châu Âu. Nhà nhập khẩu hoặc đại diện hải quan nộp tờ khai nhập khẩu bằng mã EORI và xuất trình chứng nhận cần thiết cho sản phẩm. Theo hợp đồng mua bán, DDP phân bổ thuế quan và các loại thuế áp dụng khi nhập khẩu cho người bán; chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý trước cơ quan hải quan và thuế được xác định theo luật áp dụng và hình thức đại diện. Một số thực phẩm không có nguồn gốc động vật từ một số nước chịu kiểm soát chính thức tăng cường theo Quy định thực thi (EU) 2019/1793, được cập nhật thường xuyên. Phụ lục I liệt kê hàng chịu kiểm tra tăng cường; Phụ lục II còn yêu cầu chứng nhận chính thức và kết quả lấy mẫu, phân tích từ cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu. Kiểm tra danh mục hiện hành theo sản phẩm và xuất xứ trước đơn hàng đầu tiên.

Hoa Kỳ. FDA Prior Notice và hồ sơ FSVP của nhà nhập khẩu, khi FSVP áp dụng, được thực hiện bên cạnh thủ tục khai báo hải quan. Importer Security Filing thường áp dụng cho lô thực phẩm đóng container đến bằng đường biển. Hướng dẫn nhập khẩu vào Hoa Kỳ giải thích từng nội dung.

Làm thế nào để tránh sai sót chứng từ?

Phần lớn sai sót có thể được phát hiện trước khi tàu chạy bằng cách duyệt bản nháp và đối chiếu giữa các chứng từ:

• Duyệt bản nháp trước khi giao hàng. Yêu cầu bản nháp hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn và chứng nhận trước khi tàu chạy; đối chiếu tên, địa chỉ, mô tả sản phẩm, khối lượng, số lô và mã biểu thuế.
• Giữ mô tả nhất quán. Hóa đơn, chứng nhận xuất xứ và các chứng nhận phải có cùng mô tả sản phẩm; sai khác là nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị giữ.
• Quyết định cách gửi bản gốc. Bản gốc giấy như một số chứng nhận xuất xứ và vận đơn gốc cần thời gian chuyển phát; phương án giao hàng theo xác nhận điện tử phụ thuộc vào hãng vận chuyển và loại chứng từ.
• Đối chiếu chứng nhận với lô hàng. COA và chứng nhận dành riêng cho lô phải xác định đúng lô thực tế được giao. Chứng nhận cơ sở hoặc hệ thống phải bao phủ cơ sở sản xuất, sản phẩm và quy trình liên quan, thay vì ghi tên từng lô giao hàng.

Danh mục chứng từ cho yêu cầu báo giá

Đưa yêu cầu chứng từ vào RFQ để báo giá đã tính đến các nội dung này:

• nước đến, cảng và Incoterm;
• chứng từ cần thiết, đơn vị cấp và nội dung mà cơ quan quản lý hoặc ngân hàng yêu cầu;
• chỉ tiêu COA và phương pháp;
• chứng nhận cần thiết và xác nhận phạm vi bao gồm cơ sở sản xuất cùng sản phẩm;
• xuất xứ ưu đãi muốn áp dụng, nếu có;
• địa chỉ nhận bản gốc và người nhận bản nháp để duyệt.

Danh mục RFQ của chúng tôi bao quát các nội dung còn lại, còn trang logistics xuất khẩu liệt kê chứng từ chúng tôi phối hợp cho từng lô hàng.