Nhập khẩu thực phẩm Việt Nam vào Mỹ: đăng ký FDA, Prior Notice và FSVP

FDA thực sự phê duyệt điều gì?

Ở cấp độ từng lô hàng: không phê duyệt. Theo FDA, cơ quan này không có thẩm quyền phê duyệt, chứng nhận, cấp phép hoặc chấp thuận riêng cho từng nhà nhập khẩu, sản phẩm, nhãn hoặc lô thực phẩm. Thực phẩm nhập khẩu phải đáp ứng yêu cầu như thực phẩm sản xuất tại Mỹ; FDA có thể kiểm tra, lấy mẫu và tạm giữ tại cửa khẩu.

Vì vậy, việc mua thực phẩm từ Việt Nam cho thị trường Mỹ dựa trên ba nghĩa vụ riêng cần xác định rõ bên chịu trách nhiệm; một bên có thể đảm nhiệm nhiều vai trò:

Ngoài ra còn có khai báo hải quan cho lô hàng đường biển và quy định nhãn khi bán sản phẩm.

Đăng ký cơ sở: cơ sở nào, số của ai?

Cơ sở nước ngoài sản xuất, chế biến, đóng gói hoặc lưu giữ thực phẩm để tiêu dùng tại Mỹ đăng ký với FDA và chỉ định đại diện tại Mỹ. Đăng ký được gia hạn vào quý cuối của mỗi năm chẵn, vì vậy số đăng ký trong chứng từ cũ có thể không còn hiệu lực.

Câu hỏi hữu ích không phải “Doanh nghiệp đã đăng ký FDA chưa?” mà là “Cơ sở nào sản xuất sản phẩm của tôi, đăng ký của cơ sở đó còn hiệu lực không?”. Công ty thương mại hoặc điều phối và cơ sở sản xuất là các chủ thể khác nhau. Chúng tôi xác nhận cơ sở sản xuất và tình trạng đăng ký cho từng sản phẩm, đơn hàng. Trang chất lượng và chứng nhận nêu đăng ký FDA là đăng ký, không phải chứng nhận: FDA không chứng nhận cơ sở thông qua việc đăng ký.

Prior Notice: phải nộp trước bao lâu?

Prior Notice thông báo cho FDA về hàng sắp đến. Theo 21 CFR 1.279, thông báo phải được tiếp nhận và xác nhận:

• không sớm hơn 15 ngày theo lịch trước ngày đến nếu nộp qua hệ thống web FDA PNSI, hoặc 30 ngày nếu qua hệ thống hải quan ACE;
• ít nhất 8 giờ trước khi đến bằng đường thủy, 4 giờ bằng đường hàng không hoặc đường sắt, và 2 giờ bằng đường bộ.

Với hàng biển từ Việt Nam, mức tối thiểu 8 giờ hiếm khi là trở ngại. Rủi ro thực tế là mô tả sản phẩm, nhà sản xuất hoặc người gửi trong Prior Notice không khớp chứng từ thương mại. Cung cấp cho đơn vị khai thuê tên, địa chỉ và số đăng ký cơ sở sản xuất lấy từ cùng bộ chứng từ đi với hàng.

FSVP: ai là nhà nhập khẩu và phải làm gì?

Nhà nhập khẩu FSVP là chủ sở hữu hoặc người nhận tại Mỹ vào thời điểm nhập hàng. Nếu không có, đó là đại diện tại Mỹ của chủ sở hữu hoặc người nhận nước ngoài. Đại diện này phải xác nhận sự đồng ý đảm nhiệm vai trò nhà nhập khẩu FSVP bằng một bản tuyên bố có chữ ký của mình. Khi nhập hàng phải khai tên, email và mã định danh cơ sở duy nhất; FDA chấp nhận số DUNS.

Nhà nhập khẩu FSVP xác minh nhà cung cấp nước ngoài sản xuất thực phẩm với mức bảo vệ sức khỏe cộng đồng theo quy định Mỹ:

1. phân tích mối nguy thực phẩm: sinh học, hóa học, vật lý;
2. đánh giá thực phẩm và hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp, gồm lịch sử tuân thủ;
3. phê duyệt nhà cung cấp dựa trên đánh giá;
4. thực hiện xác minh như đánh giá tại cơ sở, lấy mẫu và thử nghiệm hoặc rà soát hồ sơ an toàn thực phẩm của nhà cung cấp;
5. thực hiện hành động khắc phục khi có vấn đề và lưu hồ sơ bằng văn bản cho toàn bộ quá trình.

Hồ sơ nhà cung cấp có vai trò cụ thể ở đây. Chứng nhận an toàn thực phẩm còn hiệu lực với phạm vi phù hợp, quy cách đã phê duyệt và COA từng lô báo cáo đúng chỉ tiêu quy cách là bằng chứng nhà nhập khẩu FSVP lưu giữ. Hướng dẫn thẩm định nhà cung cấp giải thích cách yêu cầu và đọc các tài liệu này.

Nước ép cô đặc có được xử lý khác không?

Có. Quy tắc HACCP nước ép của FDA, 21 CFR Part 120, đưa nước ép cô đặc vào định nghĩa nước ép và áp dụng cho nước ép bán trực tiếp hoặc làm thành phần đồ uống. Nước ép và nước ép cô đặc sản xuất theo quy tắc này được miễn FSVP. Thay vào đó, nhà nhập khẩu thực hiện các bước xác minh chủ động theo quy định nhập khẩu nước ép và lưu bằng chứng HACCP của nhà cung cấp. Khi nhập cô đặc trái cây nhiệt đới để sản xuất đồ uống, hãy cho biết mục đích sử dụng để hồ sơ chế biến phù hợp quy tắc áp dụng.

Đồ uống bảo quản ở nhiệt độ thường có thể chịu thêm quy định. Tùy công thức và pH, đồ uống đóng lon hoặc chai có thể thuộc nhóm thực phẩm được axit hóa hoặc thực phẩm đóng hộp ít axit theo 21 CFR Parts 108, 113 và 114. Khi đó cần đăng ký cơ sở chế biến và nộp quy trình xử lý đã thiết lập. Hướng dẫn đồ uống nha đam giải thích tác động đối với sản phẩm nhãn riêng.

Khai báo hải quan nào đi cùng yêu cầu FDA?

Đối với thực phẩm nhập khẩu bằng container vào Mỹ, thông thường cũng phải khai dữ liệu an ninh trước khi xếp tàu. Theo 19 CFR 149.2, nhà nhập khẩu ISF hoặc đại diện phải nộp tám trường dữ liệu đầu tiên của nhà nhập khẩu trong Importer Security Filing, ISF hay “10+2”, chậm nhất 24 giờ trước khi hàng được xếp lên tàu tại cảng nước ngoài. Hai trường bổ sung — địa điểm đóng hàng vào container và bên gom hàng — phải nộp sớm nhất có thể, chậm nhất 24 giờ trước khi đến cảng Mỹ đối với hành trình từ Việt Nam. Hãng vận tải hoặc NVOCC nộp dữ liệu bản lược khai riêng.

Dữ liệu ISF chậm hoặc sai có thể dẫn đến chế tài và tạm giữ; việc khai báo phụ thuộc dữ liệu nhà cung cấp thường đến muộn. Trang cung ứng vào Mỹ theo định hướng DDP (trang tiếng Anh) mô tả cách chúng tôi chuẩn bị dữ liệu người gửi, nhà sản xuất và container cho đơn vị khai thuê trước thời hạn.

Cần thống nhất gì trước đơn hàng đầu tiên?

Ghi các vai trò tại Mỹ trong hợp đồng mua bán, cạnh Incoterm:

• nhà nhập khẩu FSVP: tên, địa chỉ, số DUNS và email liên hệ;
• đơn vị khai thuê hải quan và bên khai ISF: ai nộp và khi nào nhà cung cấp phải giao dữ liệu;
• cơ sở sản xuất: tên, địa chỉ và số đăng ký FDA hiện hành cho từng sản phẩm;
• nhãn: tên và địa chỉ nhà sản xuất, đơn vị đóng gói hoặc nhà phân phối trên bao bì, kèm cách diễn đạt làm rõ vai trò nếu không phải nhà sản xuất, nội dung tiếng Anh, Nutrition Facts, khai báo thành phần và chất gây dị ứng, cùng khai báo sulfit từ 10 ppm trở lên;
• chứng từ từng lô: tham chiếu quy cách, chỉ tiêu COA và chứng nhận làm căn cứ đánh giá FSVP;
• cơ sở tính thuế và tổng chi phí đến nơi: mã biểu thuế dùng để tính giá và bên chịu thay đổi thuế từ đặt hàng đến nhập hàng.

Kiểm tra nhãn sớm: FDA không duyệt trước nhưng có thể tạm giữ lô hàng khi nhãn không phù hợp. Bên mua và nhà cung cấp kiểm tra trước khi in; vấn đề phát hiện tại cảng dẫn đến tạm giữ, dán nhãn lại hoặc từ chối nhập.

Nếu lựa chọn giữa giá đến cảng và giao đến nơi, hướng dẫn Incoterms so sánh FOB, CIF và DDP. Xem chứng từ xuất khẩu theo sản phẩm cho hồ sơ đi cùng từng loại hàng.