Exportdocumenten voor voedingszendingen uit Vietnam per producttype

Welke documenten vormen het basisdossier van een zending?

Een gebruikelijke voedingszending per zeevracht uit Vietnam heeft een handelsfactuur, paklijst en cognossement of zeevrachtbrief, plus een oorsprongscertificaat en COA indien afgesproken of vereist; een verzekeringscertificaat wordt toegevoegd als de verkoper de verzekering afsluit.

Preferentiële oorsprong voor de EU. De handelsovereenkomst EU–Vietnam geldt sinds 1 augustus 2020 en schaft bijna alle tarieven tussen beide partijen geleidelijk af. Voor een preferentieel invoerrecht moeten de goederen voldoen aan de oorsprongsregels en vergezeld gaan van een geldig oorsprongsbewijs, zoals een oorsprongscertificaat EUR.1 wanneer zij daarvoor in aanmerking komen. Andere bestemmingen hebben eigen overeenkomsten en formulieren; geef de bestemming door zodat het juiste document wordt voorbereid.

Welke documenten hangen af van product en bestemming?

Fytosanitaire, gezondheids-, houtverpakkings-, religieuze en biologische certificaten zijn alleen voor bepaalde producten en bestemmingen vereist.

• Fytosanitair certificaat. Uitgegeven door de Vietnamese plantenziektekundige autoriteit als de plantgezondheidsregels van de bestemming dit vereisen. De eisen verschillen per product en verwerkingsgraad: doorgaans gaat het om rauwe en minimaal verwerkte plantaardige producten, terwijl sterk verwerkte voeding vaak geen certificaat nodig heeft.
• Gezondheidscertificaat of certificaat van vrije verkoop. Uitgegeven door de bevoegde Vietnamese autoriteit als het invoerland hierom vraagt.
• Houten verpakkingen. Massief houten pallets en kisten die onder ISPM 15 vallen, moeten volgens die norm worden behandeld en gemarkeerd; verpakkingen van verwerkt hout zoals multiplex zijn vrijgesteld. Een apart fumigatiecertificaat is alleen nodig als de bestemming of de goederen dit vereisen.
• Halal- of koshercertificaten. Alleen geldig als de productielocatie en het specifieke product onder een actueel certificaat vallen. Een verklaring op bedrijfsniveau is geen bewijs voor elk product. Vóór de offerte koppelen wij elk gevraagd certificaat aan de productielocatie en het product.
• Biologische of duurzaamheidscertificaten. Alleen voor gecertificeerde partijen; de certificeringsscope en eventuele transactiedocumenten die het stelsel vereist, moeten bij de zending horen.

Wat heeft elk producttype doorgaans nodig?

Het basispakket is voor elk product gelijk; COA-parameters en extra certificaten verschillen per producttype.

De achterliggende regels staan in onze gidsen voor groene koffie, aseptisch concentraat, aloëveradranken en de IQF-koudeketen.

Wat gebeurt er aan de invoerkant?

Europese Unie. De importeur of diens douanevertegenwoordiger dient de invoeraangifte in met een EORI-nummer en overlegt de vereiste productcertificaten. DDP legt de toepasselijke invoerrechten en -belastingen in de koopovereenkomst bij de verkoper; wie tegenover douane- en belastingautoriteiten wettelijk aansprakelijk is, volgt uit het toepasselijke recht en de wijze van vertegenwoordiging. Bepaalde voeding van niet-dierlijke oorsprong uit bepaalde landen valt onder verscherpte officiële controles volgens de regelmatig bijgewerkte Uitvoeringsverordening (EU) 2019/1793. Bijlage I noemt goederen met verscherpte controles; bijlage II vereist daarnaast een officieel certificaat en bemonsterings- en analyseresultaten van de bevoegde autoriteit van het uitvoerland. Controleer vóór de eerste bestelling de actuele lijst voor product en oorsprong.

Verenigde Staten. FDA Prior Notice en, waar FSVP van toepassing is, de FSVP-dossiers van de importeur komen naast de douaneaangifte. Importer Security Filing geldt doorgaans voor voedingszendingen in containers die over zee aankomen. Onze gids voor invoer in de VS licht elk onderdeel toe.

Hoe voorkomt u documentfouten?

De meeste fouten kunnen vóór vertrek van het schip worden gevonden door concepten goed te keuren en onderling te vergelijken:

• Keur concepten vóór verzending goed. Vraag vóór vertrek om conceptfactuur, paklijst, cognossement en certificaten; vergelijk namen, adressen, productbeschrijvingen, gewichten, partijnummers en tariefcodes.
• Houd beschrijvingen consistent. Op factuur, oorsprongscertificaat en certificaten hoort dezelfde productbeschrijving te staan; verschillen leiden vaak tot oponthoud.
• Bepaal hoe originelen worden verzonden. Papieren originelen, zoals sommige oorsprongscertificaten en originele cognossementen, vragen koerierstijd; elektronische vrijgavemogelijkheden hangen af van vervoerder en documenten.
• Koppel certificaten aan de partij. Partijspecifieke COA’s en certificaten moeten de daadwerkelijk verzonden partij vermelden. Locatie- of systeemcertificaten moeten de relevante productielocatie, het product en het proces dekken, in plaats van elke verzonden partij te noemen.

Documentenchecklist voor uw offerteaanvraag

Neem de documentvereisten op in de RFQ zodat de offerte ermee rekening houdt:

• bestemmingsland, haven en Incoterm;
• vereiste documenten met uitgevende instantie en tekst die uw autoriteit of bank verwacht;
• COA-parameters en methoden;
• vereiste certificaten en bevestiging dat de scope de productielocatie en het product dekt;
• aan te vragen preferentiële oorsprong, indien van toepassing;
• koeriersadres voor originelen en ontvanger van concepten ter goedkeuring.

Onze RFQ-checklist behandelt de overige gegevens; de pagina exportlogistiek noemt de documenten die wij voor elke zending coördineren.