Amostras, auditorias e COA: qualificar um fornecedor alimentar vietnamita

Que tipos de amostras existem?

Existem cinco tipos de amostras alimentares, desde a amostra de produção existente que apresenta a família de produtos até à amostra de retenção que permite esclarecer reclamações posteriores.

Para marca própria, a amostra de pré-produção na embalagem final é determinante: é nela que a receita, a embalagem e o rótulo se juntam pela primeira vez. No nosso programa de café de marca própria, por exemplo, o comprador aprova as amostras de pré-produção antes da produção principal.

Quanto custa uma amostra e quem paga?

O custo depende do que é enviado. Uma amostra de produção existente enviada por transportadora expresso tem um custo reduzido; uma amostra à medida implica preparar a produção; as amostras congeladas necessitam de uma cadeia de frio adequada, por exemplo embalagem isotérmica com gelo seco aceite pela transportadora; as amostras de marca própria podem exigir modelos de embalagem impressos. Os custos de transporte aumentam com a distância e o peso, e alguns destinos exigem formalidades de importação mesmo para amostras.

Pergunte desde o início quais os custos aplicáveis: produto, modelos de embalagem, transporte e eventuais encargos de importação no destino. Confirmamos o procedimento de envio das amostras e os eventuais custos para cada pedido.

O que deve constar do registo de uma amostra?

Uma amostra que não consegue descrever não pode ser reproduzida. Registe para cada amostra:

• produto, SKU e variante; origem e variedade quando relevante;
• a versão da receita ou especificação segundo a qual foi fabricada;
• código do lote e data de produção;
• os principais valores medidos: humidade e atividade da água, ou Brix e acidez, dimensões do corte e cor;
• a embalagem da amostra e as condições de conservação desde a expedição;
• resultados analíticos e fotografias;
• quem a aprovou, em que data e segundo que especificação.

Guarde parte da amostra aprovada nas condições de conservação previstas para o produto, pelo menos durante o respetivo prazo de validade.

Como tratar as amostras IQF e de café?

A fruta IQF deve chegar congelada para poder ser avaliada. Acorde com a transportadora uma embalagem isotérmica e um arrefecimento suficientes para manter a amostra congelada durante todo o percurso. Se for utilizado gelo seco, confirme os requisitos aplicáveis de embalagem, marcação e transporte. Verifique a temperatura do produto à chegada e avalie-o primeiro congelado (separação das peças, aglomerados, gelo superficial) e depois descongelado (perda de líquido, textura, cor, sabor, Brix). O nosso guia de especificação da manga IQF apresenta as verificações.

As amostras de café devem ter um objetivo claro. As amostras de café verde são torradas e provadas segundo um protocolo acordado; as amostras de café torrado indicam a data de torra e são avaliadas após o período adequado; as amostras de marca própria devem ser enviadas no saco final, com a válvula e a selagem especificadas. Os resultados da prova só são comparáveis quando todos seguem o mesmo protocolo.

Como auditar um fornecedor?

Comece pelos documentos e depois verifique a unidade de produção.

Primeiro, os documentos

• Certificados: entidade jurídica e unidade certificadas, âmbito dos produtos e processos, datas de validade e organismo de certificação. Um certificado que abranja outra unidade ou outra categoria de produtos não abrange o seu produto.
• A especificação escrita e o plano HACCP para o seu produto.
• COA recentes, registos de reclamações e ações corretivas.

Depois, a unidade — presencialmente, à distância ou através de um auditor externo

• Sistema de segurança alimentar: análise de perigos e pontos críticos de controlo para o seu produto, com os registos que demonstram a sua monitorização.
• Rastreabilidade: um teste que permite rastrear um lote acabado até às matérias-primas e aos clientes, concluído em poucas horas.
• Controlo dos materiais recebidos: aprovação de fornecedores, verificações de aceitação e registos dos materiais rejeitados.
• Controlo do processo: temperaturas, tempos e medições em cada etapa crítica.
• Laboratório: o que é analisado internamente, o que é enviado para um laboratório externo e se esse laboratório é acreditado (ISO/IEC 17025).
• Controlo de corpos estranhos: deteção de metais ou raios X, peneiros, ímanes e política relativa a vidro e plástico rígido.
• Gestão de alergénios, higiene, controlo de pragas e formação dos trabalhadores.
• Tratamento de reclamações e capacidade de preparar documentação de exportação.

Quando compra através de uma empresa exportadora que coordena várias unidades, como fazemos para as nossas linhas de produtos, pergunte qual a unidade que fabrica o seu produto e qualifique essa unidade. Nas importações para os EUA sujeitas ao FSVP, estes elementos apoiam a avaliação documentada dos riscos e as atividades de verificação do fornecedor realizadas pelo importador; não constituem o dossier FSVP completo; consulte o nosso guia de importação para os EUA.

Como interpretar um certificado de análise?

Um COA deve apresentar resultados comparados com a sua especificação, não apenas declarar que o produto «passa».

Sinais de alerta: resultados idênticos em todos os lotes, métodos em falta, resultados sem unidades, parâmetros que não constam da sua especificação e números de lote que não correspondem à remessa. Se um resultado for contestado, analise a amostra de retenção num laboratório independente acordado, segundo o método indicado no contrato.

Reunir todos os elementos

Um fornecedor está qualificado quando três elementos estão alinhados: uma unidade cujos certificados e controlos abrangem o seu produto, uma amostra aprovada que foi registada e conservada, e COA que apresentam os parâmetros da especificação para cada lote. A nossa lista de verificação RFQ aborda as perguntas a colocar antes da primeira amostra; o guia documentos de exportação por tipo de produto explica o que deve acompanhar cada remessa.